Elektroniczna księgowość, nowe pliki JPK i obowiązek przekazywania danych do urzędu skarbowego – sprawdź, jakie zmiany dotyczą Twojej firmy i kiedy musisz się do nich przygotować.

Prowadzenie księgowości w Polsce stopniowo staje się coraz bardziej cyfrowe. Przedsiębiorcy muszą przygotować się nie tylko na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), ale również na zmiany dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg podatkowych i przekazywania danych do urzędu skarbowego.

Zmiany te są wdrażane etapami. Nie każdy przedsiębiorca będzie miał takie same obowiązki i nie wszyscy będą musieli przesłać nowe pliki w tym samym terminie.

Co to oznacza w praktyce dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, podatników ryczałtu oraz spółek prowadzących pełną księgowość?

  1. Na czym polegają nowe obowiązki?

Dotychczas wielu przedsiębiorców prowadziło księgowość w programie komputerowym, ale nie musiało przesyłać całej księgi podatkowej do urzędu skarbowego w formacie elektronicznym.

Nowe przepisy stopniowo zmieniają te zasady. Podatnicy objęci obowiązkiem będą musieli prowadzić księgi i ewidencje przy użyciu programów komputerowych, a następnie przekazywać określone dane w formie ustrukturyzowanych plików JPK.

JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, to elektroniczny zestaw danych przygotowany według określonego przez Ministerstwo Finansów schematu. Dzięki temu urząd skarbowy może analizować informacje z księgowości w ujednoliconym formacie.

Warto podkreślić, że nie oznacza to konieczności codziennego wysyłania księgowości do urzędu. W przypadku omawianych struktur podatkowych przekazanie danych następuje zasadniczo po zakończeniu roku podatkowego, w ustawowym terminie. Inne zasady dotyczą m.in. plików JPK_VAT.

  1. Jakie pliki JPK będą dotyczyć przedsiębiorców?

Rodzaj pliku zależy przede wszystkim od sposobu prowadzenia księgowości.

JPK_PKPIR – dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Dotyczy przedsiębiorców prowadzących PKPiR, którzy zostaną objęci nowym obowiązkiem. W pliku znajdą się dane dotyczące zapisów księgi, w tym przychodów i kosztów.

JPK_EWP – dla ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych

To struktura przeznaczona dla podatników rozliczających się ryczałtem. Zawiera dane z ewidencji przychodów, która stanowi podstawę ustalenia podatku.

JPK_ST – dla ewidencji środków trwałych

Plik obejmuje informacje dotyczące środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Dlatego przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na kompletność danych dotyczących m.in. dat nabycia, wartości początkowej i amortyzacji.

JPK_KR_PD i JPK_ST_KR – dla ksiąg rachunkowych

Te struktury dotyczą podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe. Pierwsza obejmuje dane z ksiąg rachunkowych na potrzeby podatku dochodowego, a druga informacje dotyczące środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Nie każdy przedsiębiorca będzie musiał przygotowywać wszystkie wymienione pliki. Zakres obowiązków zależy od formy opodatkowania, rodzaju prowadzonej dokumentacji oraz przepisów dotyczących danej grupy podatników.

  1. Od kiedy nowe przepisy będą obowiązywać?

Obowiązki wprowadzane są stopniowo, dlatego warto zweryfikować sytuację swojej firmy.

W przypadku podatników PIT prowadzących PKPiR lub ewidencję przychodów istotne jest, czy mają oni obowiązek przesyłania miesięcznych plików JPK_V7M.

Dla podatników objętych pierwszym etapem nowe zasady prowadzenia ksiąg i ewidencji dotyczą 2026 r. Dane za ten rok będą przekazywane w 2027 r., w terminie przewidzianym dla właściwego zeznania rocznego.

Kolejna grupa podatników PIT zostanie objęta obowiązkiem prowadzenia dokumentacji przy użyciu programów komputerowych od 2027 r. W ich przypadku pierwsze przekazanie danych będzie dotyczyć 2027 r. i nastąpi w 2028 r.

Odrębne zasady dotyczą podatników prowadzących księgi rachunkowe. Harmonogram zależy m.in. od statusu podatnika i obowiązków związanych z JPK_VAT.

Przedsiębiorca nie powinien zatem zakładać, że skoro prowadzi księgowość elektronicznie, to automatycznie musi już przesyłać nowe struktury JPK. Należy ustalić, od kiedy obowiązek dotyczy konkretnej firmy.

  1. Czy trzeba zmienić program księgowy?

W wielu przypadkach konieczne będzie sprawdzenie, czy używany program księgowy obsługuje wymagane struktury JPK i ich aktualne wersje.

Samo prowadzenie księgowości w komputerze nie gwarantuje, że system prawidłowo przygotuje plik do przekazania urzędowi.

Warto sprawdzić przede wszystkim:

  • czy program obsługuje odpowiednią strukturę JPK;
  • czy można prawidłowo wykazać wszystkie wymagane dane;
  • czy ewidencja środków trwałych zawiera kompletne informacje;
  • czy dane kontrahentów i dokumentów są poprawne;
  • czy możliwe jest wygenerowanie i sprawdzenie pliku przed jego wysłaniem.

Jeżeli księgowość prowadzi biuro rachunkowe, dobrze jest wcześniej ustalić, kto odpowiada za uzupełnianie brakujących danych oraz dostarczanie dokumentów.

  1. Co zmiany oznaczają dla klientów biur rachunkowych?

Nowe obowiązki zwiększają znaczenie jakości dokumentacji przekazywanej do księgowości.

Brak numeru NIP kontrahenta, nieprawidłowa data dokumentu czy niekompletne informacje o środku trwałym mogą utrudnić przygotowanie poprawnego pliku.

Dlatego przedsiębiorcy powinni terminowo przekazywać faktury i inne dokumenty, informować o zakupach środków trwałych oraz zgłaszać zmiany dotyczące działalności.

Warto również pamiętać, że elektroniczne raportowanie nie zmienia automatycznie zasad ustalania dochodu ani wysokości podatku. Nadal konieczne jest prawidłowe zakwalifikowanie przychodów i kosztów zgodnie z obowiązującymi przepisami.

  1. Jak przygotować się do nowych obowiązków?

Najlepiej nie odkładać przygotowań na koniec roku. Warto już teraz:

  1. Ustalić, do której grupy podatników należy firma i od kiedy obejmują ją nowe przepisy.
  2. Skontaktować się z dostawcą programu księgowego lub biurem rachunkowym.
  3. Sprawdzić kompletność danych w PKPiR, ewidencji przychodów lub księgach rachunkowych.
  4. Uporządkować ewidencję środków trwałych.
  5. Ustalić zasady przekazywania dokumentów i uzupełniania brakujących informacji.

Takie działania pozwolą uniknąć pośpiechu przy przygotowywaniu pierwszych plików i ułatwią dostosowanie księgowości do nowych wymagań.

Podsumowanie

Cyfryzacja księgowości oznacza dla przedsiębiorców nowe obowiązki, ale również większą potrzebę uporządkowania danych i procedur. Zakres zmian zależy od sposobu opodatkowania, rodzaju prowadzonej księgowości i etapu wdrażania przepisów.

Najważniejsze jest ustalenie, kiedy nowe obowiązki obejmą konkretną firmę, oraz sprawdzenie, czy jej system księgowy jest odpowiednio przygotowany.

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja działalność podlega już nowym wymogom, warto skonsultować to z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej. Zakres obowiązków i terminy należy każdorazowo zweryfikować na podstawie aktualnych przepisów.